ICG Slovakia

V súčasnosti viac ako kedykoľvek predtým kompetencie riadenia zmien a leadershipu pomáhajú organizáciám realizovať zmeny, transformáciu a sú hlavnými hnacími silami zmien. Na jednej strane ide o neustále prispôsobovanie organizácie tak, aby bola trvalo úspešná, na druhej strane ide o ovplyvňovanie ľudí, aby si osvojili nové správanie, ktoré bude spĺňať budúce požiadavky. Znie to mechanicky, ale vôbec to tak nie je. Organizácie nie sú stroje, ktoré sa dajú ovládať alebo naprogramovať stlačením tlačidla, a s ľuďmi sa nedá ľahko manipulovať a nefungujú podľa manuálu.

Otázka teda znie: Ako z pozície vedúceho pracovníka dokážete uskutočniť organizačnú zmenu a podporiť individuálnu zmenu u ľudí? Nie je nič praktickejšie ako dobrá teória a niekoľko základných zásad pre každodenné riadenie. Presne to nájdete v nasledujúcich odsekoch, ktoré vám poskytnú základ pre pochopenie toho, ako organizácie a ľudia fungujú, ako sa učia a ako sa musia prispôsobovať zmenám v prostredí.

Organizácia je komplexný sociálny systém

Organizácie sú tu na to, aby plnili svoj definovaný účel pre svoje prostredie. V súčasnom manažmente to znamená, že organizácie sledujú ciele, kedy každej organizácii (firme, neziskovej organizácii, oddeleniu, tímu atď.) ide o splnenie úlohy, ktorá vytvára hodnotu pre „zákazníkov“. Tým sa zabezpečí „prežitie organizácie“. Ak tento dôvod existencie zanikne alebo ak organizácia nedokáže dostatočne rýchlo prispôsobiť svoj účel novým podmienkam prostredia, organizácia zaniká alebo vegetuje. Preto je také dôležité určiť si vlastný „účel podnikania“, t. j. uvedomiť si skutočný dôvod svojej existencie.

Zatiaľ je to jednoduché, ale organizácie ako sociálne systémy majú ešte jednu zvláštnu vlastnosť, ktorá im sťažuje prispôsobenie sa potrebnému vývoju prostredia. Sociálne systémy usilujú o stabilitu a opakovanie minulých vzorcov úspechu. Tieto vzorce poskytujú istotu a umožňujú účinné konanie. Niekedy nemusia byť pre ľudí na prvý pohľad zjavné, ale sú vryté hlboko v podvedomí (možno ich nazvať aj organizačnou DNA).

Keďže sociálne systémy nemajú na rozdiel od strojov jasne predvídateľné kauzálne vzťahy, organizácie nemožno riadiť alebo programovať pomocou kontrolných mechanizmov, nech sú akokoľvek sofistikované. Nové systémy, systémy riadenia kvality, balanced scorecards, agilné systémy ako LeSS, SaFE alebo Scrum často sľubujú skvelé výsledky, ale v praxi sa nedajú dlhodobo udržať, pretože mechanizmy sociálneho systému sa nedajú naprogramovať. Často sa stáva, že sa technicky zavedú nové systémy riadenia, ale správanie v organizácii sa nezmení.

Hlavnými hnacími silami, ktoré musia vyviesť organizácie z ich stability, sú impulzy z okolia, z trhu a od konkurencie. Práve tieto vonkajšie podnety najviac posúvajú osvedčené vzorce úspechu z minulosti a sú palivom, ktoré zabezpečuje prežitie. Ak sú cesty na vnímanie vývoja prostredia zablokované, ak signály z prostredia nie sú zámerne vnímané alebo ak neexistujú zodpovedajúce „radarové systémy“, organizácia riskuje, že nedokáže vykonať potrebné priebežné úpravy vzorcov správania. Príklady organizácií, ktoré sa príliš dlho vyhrievali na úspechu minulosti a potom náhle stratili právo na existenciu, sú dobre známe.

Ľudské správanie je riadené emocionálnymi reakciami mozgu

Aj keď by si to mnohí manažéri želali, nové správanie zamestnancov sa nedá vytvoriť „oznámením“, dobrým vysvetlením, tabuľkou v Powerpointe alebo novým motivačným systémom.

To, ako my – ľudia reagujeme na požiadavky správania, ktoré sa od nás očakávajú, je rôznorodé, prejavuje sa individuálne a je ťažké ho predvídať.

Medzi hlavné premenné ovplyvňujúce reakcie ľudí patria: minulé skúsenosti so zmenou (pozitívne, kritické), aktuálny psychický stav (pocit šťastia, depresie, hnevu…), hodnotenie osobných výhod alebo nevýhod zmeny, vlastný osobný vzorec reakcie na zmenu alebo prijatie posolstva o zmene prostredníctvom odosielateľa (či odosielateľovi dôverujem alebo nedôverujem, či je to priateľ alebo nepriateľ).

Všetky tieto reakcie na zmenu sú v našom mozgu naprogramované na základe životných skúseností a základných fyziologických procesov, a preto nie sú priamo prístupné. Z výskumu mozgu však možno vyvodiť niektoré základné zákonitosti, ktoré môžu manažérom pomôcť ovplyvniť toto správanie.

Ľudia reagujú na sociálny stres (požiadavku zmeniť správanie, ktoré sami neurčili) prostredníctvom limbického systému – druhej najstaršej časti ľudského mozgu, ktorá je zodpovedná za naše emócie. Sociálny stres je väčšinou vnímaný ako hrozba limbickým systémom v závislosti od osobného naprogramovania (skúsenosti, dispozície) bez toho, aby bol mozog schopný intelektuálne sa vysporiadať so základnými faktami. V 1/5 sekundy sa objavia emocionálne reakcie ako „boj“ alebo „útek“.

Podľa modelu SCARF, ktorý je veľmi užitočný pre manažérov, existuje 5 dimenzií, ktoré, ak sú vnímané ako ohrozujúce, vedú k prehnaným reakciám na sociálny stres: ohrozenie sociálneho statusu, neistota ohľadom mojej budúcnosti, strach z obmedzenia sebaurčenia, riziko straty sociálnych vzťahov a strach z nespravodlivého zaobchádzania.

Neuroveda poskytuje druhý zdroj pre pochopenie ľudskej psychiky na základe štúdia hormónov kortizolu, oxytocínu, dopamínu, serotonínu a endorfínu.

Sociálny stres napríklad produkuje kortizol, ktorý bráni osvojeniu si nových vzorcov správania. Naopak, úspech alebo pocit, že ste niečo dosiahli, vyvoláva v mozgu produkciu dopamínu. Ak cítim sociálne spojenie alebo pocit bezpečia v dobre naladenej skupine, produkuje sa oxytocín. Dopamín a oxytocín sú hormóny, ktoré vytvárajú pocit šťastia a pomáhajú ľuďom prepojiť nervové vlákna v mozgu, čo im umožňuje učiť sa a ukotvovať nové správanie. Každý z nás pozná z vlastnej životnej skúsenosti dostatok prípadov, keď mu nové správanie umožnil pocit úspechu a pozitívne tímové skúsenosti.

Dôsledky pre správanie manažérov v oblasti riadenia zmien

Čo mám ako manažér robiť s týmito „teoretickými“ základmi? Najlepšie tieto poznatky využívam v každodennej úlohe vedúceho pri realizácii alebo nastavovaní manažérskych činností: pri vnímaní prostredia, pri navrhovaní rámcových podmienok fungovania firmy, tímu, systémov, pri komunikácii so zamestnancami alebo v rozhodovacích procesoch.

Napriek tomu by sme vám radi poskytli 3 základné odporúčania na zvládnutie organizačných a individuálnych zmien:

Manažérske zásahy pre organizačné zmeny

1. Zabezpečte spätnú väzbu od zákazníkov, zainteresovaných strán a okolia. Energia na zmenu zložitých sociálnych systémov vždy prichádza zvonku. Impulzy zvonka musia vždy vyvolať emocionálnu reakciu tých, ktorí majú zodpovednosť a môžu rozhodovať o smerovaní.
2. Snažte sa odstrániť systémové prekážky – riadenie zmien je často porovnateľné s prácou chiropraktika. Odstráňte blokády, najmä ak sú nefunkčné vzorce prekážkou budúceho úspechu. Zvyčajne ide o štruktúry, súbory pravidiel, osobné mocenské konštelácie alebo dominantné systémy. Dobre rozlišujte medzi hodnotnými vzormi z minulosti, ktoré si vyžadujú osobitnú ochranu, a bezvýznamnými vzormi „trosiek“, ktoré je potrebné odstrániť.
3. Zmapujte túžby a ašpirácie ľudí vo vašej organizácii a zostavte silný spoločný cieľ (čo chceme ako organizácia alebo tím dosiahnuť?) alebo víziu do budúcnosti (čím chceme byť o niekoľko rokov). Nesnažte sa o nič umelé alebo nanútené, ale stavajte na existujúcich zárodkoch alebo energii, aby ste vytvorili atraktívnu budúcnosť.

Manažérske zásahy pre individuálnu zmenu

Pri práci s ľuďmi v procese zmeny je potrebné vidieť ich v kontexte ich individuality. Ako manažér by ste mali predchádzať neprimerane stresujúcim situáciám pre zamestnancov bez toho, aby ste obmedzili zrozumiteľnosť svojej komunikácie. Ide o podporu rozvoja prostredníctvom pozitívnych podnetov a nie o to, aby sme ich akýmkoľvek spôsobom viedli k strachu. Čo je užitočné robiť:

1. Vytvárajte situácie, ktoré v mozgu ľudí uvoľňujú dopamín. Ide o úlohy, pri ktorých možno dosiahnuť výsledky v primeranom čase a pri ktorých opakované činnosti vyvolávajú pocit úspechu a pokroku. Tieto pokroky potom potrebujú pozitívne uznanie zo strany manažéra ako ďalší podnet na učenie.
2. Vytvorte pre svojich zamestnancov psychologické bezpečie, t. j. zážitky, pri ktorých môže v mozgu prúdiť oxytocín. Sú to situácie, do ktorých sa ľudia môžu zapojiť bez strachu, a pocit spolupatričnosti povzbudzuje všetkých zúčastnených k tomu, aby sa naučili nové správanie.
3. V záťažových sociálnych situáciách pri interakcii so zamestnancami by ste sa mali snažiť správať asertívne a podľa možnosti sa vyhnúť ohrozeniu 5 aspektov SCARF (status, bezpečnosť, autonómia, príbuznosť a spravodlivosť). Týmto spôsobom sa dajú zvládnuť nefunkčné emocionálne obranné reakcie (bojuj alebo utekaj) a zabrániť prekážkam v učení.

Zhrnutie: Keď pôsobíte ako tvorca zmien, sledujte 6 vyššie uvedených oblastí a vždy sa zamyslite nad vplyvom vlastného správania. Pretože zmenu môžu viesť len tí, ktorí sú pripravení ďalej sa rozvíjať.

Úspech implementácie akejkoľvek zmeny súvisí s kvalitou riadenia tejto zmeny, pomôžeme vám pripraviť zmenu tak, aby ju ľudia prijali. Kontaktujte nás a získajte viac informácií o našom Change workshope.