Každá spoločnosť, v ktorej som bol, sa snaží zapojiť svojich zamestnancov do zlepšovania tým, že im dáva možnosť predkladať „návrhy na zlepšenie“. Bohužiaľ, väčšina spoločností nedokáže motivovať zamestnancov k zlepšovaniu, pretože ich kultúra nie je pripravená.

Áno – úspech je VŽDY spojený s existenciou alebo neexistenciou kultúry neustáleho zlepšovania.

Dobre rozvinutá kultúra neustáleho zlepšovania má za následok jednu dôležitú a veľmi potrebnú vec – že systematicky rieši tzv. bariéry vstupu do zlepšovania, ktorých príkladom sú:

  • ľudia nemajú čas o ničom premýšľať, pretože sú zahltení operáciami a hasením požiarov.
  • byrokracia spojená s hodnotením zlepšení spôsobuje, že celý proces je neuveriteľne dlhý.
  • ľudia často ani nevedia, ako alebo o čom premýšľať.
  • manažment sa nezapája a necháva zlepšenia žiť vlastným životom

(A potom, aby sa zvýšila motivácia, príde niekto s limitmi – napríklad 1 zlepšenie na zamestnanca za týždeň – a ešte viac to skomplikuje.)

Ak teda chcete, aby vaši zamestnanci začali zlepšovať, zvážte, ako im to uľahčiť!

Predovšetkým odstráňte prekážky vstupu!

1 Čo najviac zjednodušte proces predkladania zlepšení a ich vyhodnocovania

Jedným z dobrých príkladov je rozdelenie zlepšení na „malé“, ktoré môže bezprostredný nadriadený zlepšovateľa okamžite vyhodnotiť a oceniť, a na „stredné“ a „veľké“, ktoré si vyžadujú zložitejšie opisy, analýzy a tiež účasť skúsenej komisie na vyhodnotenie funkčnosti a konečného prínosu.

Ak s vylepšeniami ešte len začínate, očakávajte, že vám ľudia predložia rôzne nápady. Je hlúpe, aby vaši ľudia zložito zapisovali každú maličkosť a nechávali to na komisiu, keď to môže okamžite zachytiť manažér. Ako dobrý vedúci potom môže lepšie spoznať svojich zlepšovateľov, zistiť, ako títo ľudia rozmýšľajú, viac sa zapojiť a prostredníctvom toho všetkého ich motivovať k zlepšeniam, ktoré sú pre spoločnosť žiaduce.

2 Nedovoľte im myslieť na hlúposti

Mimochodom, jeden z argumentov, ktorý často počúvam, je: „Podávajú nám blbosti!“

Keď nevhodný zlepšovák zachytí priamy nadriadený, môže zlepšovateľa okamžite upozorniť, že je nevhodný, a zároveň zvážiť aspoň malú kompenzáciu, napríklad vo forme poukážky do jedálne za vynaloženú námahu.

Každopádne je potrebné, aby ste tomu, čo od svojich ľudí chcete, šli naproti. Prinajmenšom ich zaškoľte, čo sú to MURI, MURA a MUDA.

MURI = preťažovanie ľudí a strojov (toto budú vnímať vaši ľudia spočiatku najviac)
MURA = variabilita a nerovnomernosť v práci a využívaní zdrojov
MUDA = plytvanie časom a zdrojmi (8 druhov plytvania, ktoré iste poznáte)

V zlepšovákoch totiž hlavne získate návrhy týkajúce sa práve odstránenia preťaženia, variability, plytvania, nekvality a nebezpečenstva.

Dôležité ale je, aby vaši zlepšovatelia tieto témy poznali a mohli sa nad nimi pri svojej práci zamýšľať. Inak po nich totiž chcete niečo, v čom vám bez zaškolenia a praxe nebudú schopní vyhovieť. S tým vám môžeme pomôcť napríklad naším školením Lean Praktik.

3 Dajte im čas na premýšľanie

Tým, že zo svojich ľudí zodriete kožu operatívou a hasením požiarov, si nepomôžete.

Moje odporúčanie je najskôr dať ľuďom možnosť zlepšiť svoje prostredie a navrhovať spôsoby, ako uľaviť svojmu vlastnému preťaženiu (MURI), na ktoré nadávajú a ktoré zažívajú dnes a denne. Budú tak môcť získať časovú a mozgovú kapacitu na premýšľanie o tom, ako znížiť plytvanie a zvýšiť kvalitu a bezpečnosť.

Ako som už napísal vyššie – toto budú prvé a zároveň hlavné témy, s ktorými sa na začiatku väčšinou stretnete. A to je dobre. Ak necháte svojich zamestnancov premýšľať o tom, čo im sťažuje prácu, a tieto problémy budete efektívne reálne zlepšovať, postupne získate nielen lepšie procesy, ale aj dôveru zlepšovateľov v systém zlepšovania. Spočiatku pôjde pravdepodobne o malé zlepšenia, ale keď si osvoja systém a získajú vzdelanie v základoch Lean, môžete očakávať stredné a veľké zlepšenia.

4 Zapojte celý organigram

Bez účasti manažmentu to môžete rovno zabaliť!

Musíte to procesne riadiť a nenechávať len tak napospas ľuďom z prevádzky a z kancelárií. V zlepšovákoch hrá celý manažment obrovskú úlohu. Ak nie sú plne zapojení, iniciatíva zlepšovákov sa čoskoro omrzí a nadšenie vychladne. Od prvej línie vedúcich až po vedenie firmy je nutné, aby touto témou všetci žili a neustále sa podieľali na rozvoji zlepšovateľskej kultúry. Pokiaľ nebude manažment hľadať nové spôsoby motivácie, umožňovať ľuďom o svojich procesoch premýšľať, rozvíjať ich znalosti a kompetencie a predovšetkým, pokiaľ nebude manažment neustále bojovať s byrokraciou zlepšovateľského systému a kontinuálne ho zlepšovať, bude ťažké ľuďom ukázať, že to myslíte vážne, a nebude to fungovať.

Rozvíjajte kultúru Kaizen a podporujte neustále zlepšovanie. Aktívne hľadajte spôsoby, ako motivovať svojich ľudí, rozvíjať ich a pomôcť im nájsť si čas na premýšľanie a zlepšovanie.

Nezaistíte si tak len svoje kvóty zlepšovákov, ale celkovo posuniete svoju firmu, svoje procesy a svoj manažment aj pracovníkov míľovými krokmi dopredu.

Ako sa hovorí: PER ASPERA AD ASTRA! (Cez prekážky ku hviezdam)