Aby sme na túto otázku mhli dať odpoveď musíme brať nekoľko faktorov. Spomeniem len niektoré:

  • množstvo a význam projektov pre firmu,
  • úroveň vyspelosti projektového riadenia,
  • úspešnosť projektov,
  • potrebu podpory a rozvoja projektových manažérov,
  • dostupné nástroje na riadenie portfólia,
  • úspešnosť uskutočnenia strategických cieľov,
  • dostupnosť a vzácnosť zdrojov na projekty.

Ako merať úspešnosť PMO

Častou otázkou je ako merať úspešnosť PMO, ako vieme jednoznačne zistiť, či nám PMO zlepšuje výsledky? PMO najčastejšie zakladáme lebo od nej očakávame zlepšenie riadenia projektov a celého portfólia projektov, chceme lepšie a rýchlejšie výsledky z projektov. Chceme aby práca na projektoch sa štandardizovala, aby projekty boli centrálne monitorované a podporované a zdroje medzi projektmi boli prioritizované v súlade so strategickými záujmami.

Situácia každej firmy je jedinečná, aj definícia projektu a kritériá čo sa považuje oficiálne za projekt je iná v každej firme. Niekde projekty robia sa oficiálne len na IT, niekde sú to len vnútorné investičné záležitosti, inde sú projekty hlavne dodávky zákazníckych požiadaviek. Taktiež v niektorých firmách vedením projektu je poverený len skúsený projektový manažér alebo manažérka, kým inde projekty vedú zamestnanci na rôznych oddeleniach. Preto PMO a riadenie projektového portfólia bude vyzerať všade trocha ináč.

PMO Value Ring - riadenie projektového portfólia

Dôvody na založenie PMO

Rôznymi funkciami a službami PMO sa podrobne venujeme v našom dvojdennom školení PMO. Analyzujeme rôzne aspekty, ktoré treba brať do úvahy a pomôžeme Vám vytvoriť najoptimálnejší model vychádzajúci z vašich potrieb.

Inou možnosťou pri založení a definovaní projektovej kancelárie je pozrieť sa na súčasné potreby a nedostatky riadenia projektového portfólia.

Tu je niekoľko neduhov, ktoré často vytvárajú business case na založenie PMO:

  • projekty dlho trvajú, nevieme v akom stave sú v skutočnosti
  • máme nedostatok ľudí a zdrojov na projekty, potrebujeme ich lepšie zadeliť na projekty
  • každý si robí projekty po svojom a používajú rôzne dokumenty
  • nemáme jednotné pravidlá na schvaľovanie projektov
  • nemáme dostatočnú kontrolu nad nákladmi projektov

Vytvorenie PMO a zvyšovanie kultúry projektového riadenia je beh na dlhú trať, ale dajú sa dosiahnuť výsledky aj v krátkodobom horizonte. Je dôležité vedieť čo je tá hlavná pohnútka na existenciu PMO.

Autor: Diana Rusnáková, ICG