Zabudnite na multitasking; ten proste nefunguje. Keď vám do doručenej pošty padajú neustále nové úlohy, je takmer nemožné zostať sústredený a efektívny. Pre dosiahnutie dobrých výsledkov je nevyhnutný čas a kľudná myseľ. Kanban je veľmi užitočný prístup k agilnej práci v náročných projektoch.

Pokiaľ hľadáte spôsob, ako si udržať vysokú energiu a zároveň vyvážiť pracovné zaťaženie, Kanban vám poskytne výkonný nástroj. Jadrom je Kanban board – tabuľa, ktorá sa skladá zo štyroch segmentov. Zľava doprava sú to: „backlog“ – zásobník, „to-do“ – úlohy, „doing“ – pracuje sa a „done“ – dokončené. Kanban board je viditeľný pre všetkých členov tímu a poskytuje im rýchly prehľad. K vytvoreniu vášho prvého Kanban boardu toho nie je potreba veľa.

Začnite s nevybavenými položkami – „backlog“. Tu zhromaždite všetky úlohy, ktorým je sa treba venovať. V túto chvíľu vás nezaujíma ich rozsah, priorita alebo kto je za nich zodpovedný. V nasledujúcom kroku, tzv. „backlog grooming“, položky v backlogu rozdeľte na menšie časti – primerane veľké skupiny úloh. Správna úroveň granularity je kľúčová – úlohy by malo byť možné spracovať v priebehu jedného týždňa alebo kratšej doby.

Teraz vyberte najnaliehavejšie úlohy, presuňte ich do sekcie úloh („to-do“) a zoraďte ich. Čím vyššia priorita, tým je úloha umiestnená vyššie. Kanban zaisťuje, že sa primerane rozsiahle úlohy konštantne pohybujú po jednotlivých častiach tabule. Úlohy nie sú prideľované jednotlivým členom tímu. Každý je zodpovedný za výber úloh z hornej časti „to-do“ stĺpca. Tým, že sa aplikuje ťahový prístup (pull) namiesto princípu tlaku (push), sa lepšie rozloží pracovné zaťaženie.

Keď sa na úlohe začne pracovať, je presunutá do stĺpca „doing“. Tím si tiež stanoví limit, koľko úloh môže byť rozpracovaných súčasne (WIP limit), teda koľko položiek môže byť maximálne v stĺpci „doing“. Po dosiahnutí limitu WIP nejde začať spracovávať žiadne nové úlohy, dokým nie je dokončená jedna z práve spracovávaných položiek. Dodržovanie limitu WIP pomáha tímu sústrediť sa. Vonkajší svet môže zatiaľ pokojne úplne zmeniť priority – čo ovplyvní „backlog“ a „to-do“.

No a konečne, dokončená položka sa presúva do stĺpca „done“ a po určitú dobu tu zostáva (napr. dva týždne). Úspechy tímu tak zostávajú viditeľné a sú zdrojom motivácie a energie.

Začať s Kanbanom je ľahké

Najprv musíte definovať cieľ vášho Kanban boardu. Určite, ktoré činnosti budú v rámci Kanban boardu sledované a ktoré nie. Nikdy nevytvárajte tím bez jasného účelu. Priradenie správnych členov tímu ku Kanban boardu je tiež veľmi dôležité. Behom úvodného stretnutia objasnite účel všetkým účastníkom. Vyzvite každého člena tímu, aby na post-it papieriky zapísal aspoň päť úloh, o ktorých si myslí, že by mali byť umiestnené na tabuľu. Potom zatrieďte všetky úlohy do správnych stĺpcov. Teraz ste vytvorili svoj prvý Kanban board.

Aby to fungovalo

Pre bezproblémovú implementáciu Kanbanu do vášho každodenného podnikania bude dôležité stanoviť niektoré základné princípy. Kto bude plniť backlog? V servisnej organizácii alebo na zákazníckej podpore to môžu byť zákazníci. Je tiež možné tým poveriť vlastníka produktu (vo vývojovom projekte) alebo všetkých členov tímu. Rovnako je nutné dohodnúť sa na tom, kto je zodpovedný za rozčlenenie nevybavených položiek na úlohy a ich prioritizáciu. Dohodnite sa na pravidelných krátkych stretnutiach. Typický stand-up trvá 15 až 25 minút a odohráva sa pred tabuľou a za účasti celého tímu. Behom schôdzky skontrolujte Kanban board sprava doľava, začínajte hotovým a postupujte až k nevybaveným položkám. Zamerajte sa hlavne na úlohy, ktoré sú zaseknuté v stĺpci „doing“. Rýchlo sa dohodnite, ako môže tím pomôcť zodpovednému členovi s úlohou pohnúť. Nikdy toto stretnutie nevynechávajte – určuje rytmus tímovej práce.

Udržiavajte tempo

Kanban potrebuje dôkladnú a pravidelnú údržbu, aby mohol rozvinúť svoj plný potenciál. Prvé retrospektívne stretnutie by sa malo konať štyri až šesť týždňov po zahájení. V tejto facilitovanej relácii (s trvaním medzi jednou a dvomi hodinami) sa tím zameria na to, ako funguje. Všetci členovia tímu majú priestor vytvárať nové pravidlá pre agilitu a vysoký výkon. Pre ďalšie zlepšenia a rozvoj potenciálu odporúčame mesačné retrospektívy v priebehu prvého polroku od zahájenia.

Prínosy

Kanban ponúka niektoré významné výhody. Je ľahko prispôsobiteľný a dá sa použiť pre akúkoľvek prácu. Je vhodný pre dočasné aj stále tímy. Ponúka agilný spôsob práce s priebežnými dodávkami a nepotrebuje pevne stanovené šprinty. Funguje s minimálnou réžiou. Nepotrebuje žiadne dogmatické zavedenie nových rolí alebo artefaktov. A v neposlednej rade: Môžete s ním začať okamžite.

 

Autor: Stefan Posch

 

Pre ďalšie informácie o Kanbane odporúčame:

»Agile Project Management with Kanban« Eric Brechner; Microsoft Press; 2015
»Kanban Roadmap – How to Get Started in Five Steps« www.leankit.com
»Agile Retrospectives: Making Good Teams Great« Esther Derby, Diana Larsen; O’Reilly UK Ltd.; 2006