Používate metódu 5x Prečo? Máte z nej naozaj benefit a nachádzate skryté koreňové príčiny?

Za niekoľko rokov mojej práce v úlohe konzultanta som sa v mnohých firmách stretol s projektami, ktoré sa pokúšali pomocou 5x Prečo odhaliť onen úplný pôvod riešeného problému, ale ako to možno zažívate aj vy sami vo svojich projektoch – nie vždy s úspechom.

Problém neúspechu pri aplikácii nástroja 5x Prečo vidím v mnohých faktoroch, ktoré viac rozvediem vnútri článku. S čím je ale nutné začať nie je nástroj samotný, ale skôr prístup k riešeniu problémov ako taký.

Aby nástroje ako je práve 5x Prečo mohli fungovať, je nutné adoptovať vedecký prístup riešenia problémov.

Musíte k problémom prestať pristupovať ako k záležitostiam, ktoré sa vám vracajú neustále dookola, a ktoré dokážete expertne „riešiť“. Namiesto toho ich musíte začať brať ako záležitosti, ktoré je nutné „vy-riešiť“, zafixovať nový stav a nedať nežiaducemu stavu možnosť sa vrátiť späť.

Inými slovami – je nutné, aby ste vedeli maximum o svojom súčasnom stave, o svojich problémoch a o vašej skutočnej schopnosti ich riešiť.

Akonáhle sa vám podarí preprogramovať svoj prístup, je naporúdzi poriadne sa oprieť do nástrojov ako je 5x Prečo a systematicky sa dopátrať až ku koreňovým príčinám problému.

Tu je niekoľko tipov z mojej praxe, ktoré vám pomôžu z tohto nástroja vyťažiť čo najviac:

1. Pracujte v tíme

Ľudia mnohokrát chybne chápu nástroj 5x Prečo ako rýchlu metódu a myslia si, že ju môžu urobiť sami a ešte horšie – od stola. Nie je dobrý nápad hľadať odpovede v jednom človeku a dávať si na nájdenie odpovede čas pár sekúnd alebo minút.

Ruku na srdce, koľkokrát sa vám podarilo po zákazníckej reklamácii vytvoriť 8D report v rekordnom čase a bez jediného mrknutia do problémového procesu?

Ak chcete ísť úspechu naproti, je ideálne pracovať s tímom špecialistov.

5x Prečo je v skutočnosti nástroj, ktorý vyžaduje tvorbu a overenie mnohých hypotéz. Nevypláca sa vymýšľať ich všetky vnútri jedinej hlavy.

2. Držte sa v kontexte vášho problému

Vždy, než pôjdete hľadať koreňovej príčiny, je dobré si s tímom najprv určiť kontext riešeného problému, aby ste sa nestratili.

Posledné, čo chcete, je zablúdiť vašou analýzou koreňových príčin do uličiek, ktoré vás nikam nevedú a len vás zacyklia, zmätú a navedú k akciám bez efektu.

Analyzujte odhalené symptómy, ktorými sa problém prejavuje, vnútri súvislostí spojených s týmto riešeným problémom. Neuhýbajte a po každej odpovedi na každé z „Prečo?“ sa spätne kontrolujte, či bol kontext dodržaný.

Jeden z typov kontextu, ktorý odporúčam udržať, je zameranie sa na veci, ktoré dokážete sami ovplyvniť – vnútri vášho podniku, naprieč vaším procesom.

Dobrým príkladom k tomuto býva, keď vás 5x Prečo navedie na to, že máte problém, pretože vám dodávateľ dodáva zlý vstupný materiál. Ale pretože ste pre tohto dodávateľa malí, nedôležití odberatelia, je to pre vás slepá ulica. Procesy dodávateľa skrátka riešiť nemôžete.

Namiesto toho ale môžete uvažovať v kontexte vašej firmy a pýtať sa ďalej, skôr smerom poukazujúcim na vašu schopnosť odhaliť nekvalitný materiál skôr, ako sa dostane na linku alebo prečo nemáte ďalšieho dodávateľa (second source) a prečo volíte lepšiu cenu na úkor kvality.

Kontext vám určuje mantinely oblasti riešení. Buďte chytrí v tom, kde tieto mantinely nastavíte.

3. 2x Prečo je málo

Stretávam sa s tým, že riešitelia skončia pri druhej odpovedi a myslia si, že majú jasno. To je bohužiaľ príliš skoro, a je chyba neísť ďalej. Často totiž zistíte, že potenciálna koreňová príčina leží len pár ďalších „Prečo“ od miesta, kde ste sa prestali pýtať.

Neberte 5ku v názve 5x Prečo ako dogmu, ale skôr ako odporúčanie. Účelom je ísť do hĺbky a naozaj sa pokúsiť preniknúť do podstaty riešeného problému. Tým, že zostávajú len na povrchu, sa veľa riešiteľských tímov drží v patovej situácii a neustálom kolobehu riešenia. Je to ale vy-riešenie, po čom idete.

4. Hľadajte GEMBA dôkazy

Ako som už spomínal skôr, často chápeme nástroj 5x Prečo ako rýchlu metódu pýtania sa na jedno „Prečo?“ Za druhým.

Pravda je však taká, že tento nástroj nebol nikdy vytvorený preto, aby pre vás analýzu koreňových príčin robil rýchlu. Ba naopak – táto metóda vás má niečo naučiť o vašom procese, zdvihnúť zo stoličky, donútiť ísť na ozajstné miesto, kde problém zanecháva viditeľné príznaky a analyzovať ich z tzv. Gemby (z jap .: reálne miesto).

Každá vaša odpoveď totiž demonštruje, ako dobre poznáte svoj súčasný stav, v ktorom sa problém nachádza. Každú vašu odpoveď je potreba overiť, či je pravdivá – nájsť dôkaz potvrdzujúci vaše tvrdenie. Nemali by ste sa posunúť k ďalšiemu „Prečo?“ Skôr, než potvrdíte svoju odpoveď na to predošlé.

Tu je diagram, ktorý by vám mohol pomôcť pochopiť, ako 5x Prečo skutočne funguje:

5. Nevymýšľajte si – radšej povedzte, že neviete

Nie je hanba povedať, že odpoveď na položené „Prečo?“ Jednoducho neviete. Je lepšie si to povedať na rovinu, než si vymýšľať a vkladať do analýzy koreňových príčin domnienky.

Každá odpoveď „Neviem“ je cennou informáciou, s ktorou je potrebné dobre nakladať, pretože ak ani v tíme špecialistov nedokážete povedať, prečo sa niečo deje, máte horúceho adepta na oblasť, v ktorej sa hľadaná koreňová príčina môže nachádzať.

Pýtajte sa ako to, čo neviete, zistíte. Čí pomoc budete potrebovať, ako všetko overíte, a ako vyhodnotíte?

Prvý akčný plán každého skutočného riešenia problémov nie je na akcie potierajúce koreňové príčiny, ale na zistenie toho, čo o svojom súčasnom stave ešte neviete.

5x Prečo vám konečne môže odhaliť vaše slabé stránky a dať vám možnosť dozvedieť sa o svojom procese niečo viac.

6. Karty na stôl

Vyvarujte sa uctievaniu tzv. Posvätných kráv – čiže záležitostí, ktoré sú vo vašej firme tabu. Veci, o ktorých sa nehovorí.

Ak vám to má pomôcť vyriešiť problém a dosiahnuť rozvoj, je veľakrát potrebné vyložiť všetko na stôl. Neúplné informácie môžu byť tým dôvodom, prečo sa vám problémy vracajú neustále dookola späť.

Porozprávajte sa s tímom a zaraďte tieto záležitosti medzi vaše kontextové mantinely. Aby vám 5x Prečo a akákoľvek iná analýza mohla pomôcť, musia byť karty na stole.

7. Nechoďte po ľuďoch ale po ich návykoch

Hovorí sa, že do tretieho „Prečo“ sa odpoveďami nachádzate v procese. Od štvrtého ste potom už v oblasti, ktorá skúma ľudí. Inými slovami – kto urobil čo.

Všeobecne pri zlepšovaní sa skôr alebo neskôr dostanete k tomu, že pre analýzu koreňových príčin nie je moc veľký benefit vedieť, že František urobil, čo urobil. Dôležité pre nás ale je „Prečo?“ To urobil.

Nástroj 5x Prečo by vás teda mal zaviesť nie k menám, ale dôvodom, prečo niekto niečo robil alebo naopak nerobil tak či onak. A odpoveď sa veľmi často nachádza v zažitých návykoch ľudí, ktoré neprispievajú kvalite procesu.

Preto by potom aj vaša analýza mala odpovedať na otázky – Ako vyzerá správny návyk? Ako ho u ľudí zmeniť? Ako ho štandardizovať, vyhodnocovať a v procese stabilizovať?

8. Neskáčte hneď k rybej kosti

Možno len môj osobný názor a preferencie, avšak odporúčam skôr než prejdete k diagramu rybej kosti, aplikovať na váš problém 5x Prečo. Vždy.

Z mojej skúsenosti vás toto môže veľmi dobre nasmerovať správnym smerom a prípadná Ishikawa (Rybie kosť) potom nemusí byť tak objemná a všeobecná. Navyše, veľmi často sa stáva, že už u tohto prvého 5x Prečo nájdete potenciálne koreňové príčiny, ktoré hľadáte.

Keď zistíte, že sa vám 5x Prečo veľa rozvetvuje, potom môžete plynule prejsť k rybej kosti a rôzne oblasti podchytiť tam.

5x Prečo je veľmi silný nástroj, ak sa k nemu postavíte správne. Naučí vás hľadať dôkazy pre svoje hypotézy a tým sa naučiť veľmi veľa o svojom procese. Umožní vám lepšie zlepšovať a urobí z vás expertov na proces.

Čím viac toho budete vedieť o procese, tým efektívnejší riešitelia problému z vás budú a následne sa veľmi rýchlo (oproti predošlému stavu) dostanete do stavu, kedy svoje problémy budete schopní úplne vyriešiť a na týchto vyriešených problémoch potom expandovať.

Vnútri vedeckého prístupu pre riešenie problémov PDSA (Plan – Do – Study – Adjust) má 5x Prečo nezameniteľnú pozíciu a ak ho začnete používať ako neustále sa učiaca a zlepšujúca organizácia, bude mať pre vás tento nástroj analýzy koreňových príčin benefit.

Pre tých z vás, ktorí by ste sa radi o tomto nástroji, a tiež o iných, dozvedeli viac, vnútri uceleného konceptu PPS (Praktické riešenie problémov) odporúčam náš kurz Problem Solving Expert.