ICG Slovakia

Řešíte své problémy efektivně, nebo profesionálně?

Každá firma je plná problémov. U vás sa im možno hovorí „výzvy“ a inde napríklad „príležitosti“, ako pokus o zatienenie onoho negatívneho nádychu, ktorý slovo „problém“ môže pre niekoho mať, a naopak podporiť pozitívne vnímanie problémov ako možností sa zlepšiť. Či už je váš slovník akýkoľvek, problémy sa musia riešiť a vyriešiť – k tomu je potreba využívať správne nástroje v spolupráci s funkčnou kultúrou.

A3 report, nástroj založený na PDCA cykle a používaný prevažne práve pre riešenie problémov, je obvykle jednou z obetí prístupu aplikácie metód bez podpory kultúry. Paradoxne je práve riešenie problémov úplne závislé na kultúre, ktorá umožňuje na problémy ukázať a účinne alebo efektívne vyriešiť.

Pokiaľ chceme problémy riešiť efektívne, musia byť efektívne nie len naše metódy, ale aj ľudia, ktorí ich používaj. Najlepšie profesionáli, čo vedia, čo robia, pretože len cez ich profesionálny prístup môže organizácia dosiahnuť skutočne obdivuhodných výsledkov.

Zmienený A3 report som si nevybral len tak náhodou. Hovorím o ňom nielen preto, že je to Lean nástroj pre štruktúrovaný zápis a vizualizáciu postupu riešenia problému, ale predovšetkým preto, že pokiaľ usilujete o nastolenie Lean kultúry, tak práve A3 je skvelý dopravný prostriedok, ktorý Vám pomôže sa k nej dostať. A tým skôr, čím usilujete tiež o budovanie profesionálov.

Na svojich školeniach o A3 často hovorím skôr ako o „výukovom programe“ než len čisto o nástroji. Z bodov nižšie sa dozviete prečo.

2 doporučenia, ako riešiť problémy profesionálne

Aké sú teda moje odporúčania k tomu, aby mohlo dôjsť k transformácii vašich ľudí v profesionálnych riešiteľov problémov? Tu sú dve, ktoré predpokladám za úplne zásadné:

1. Abrakadabra – kultúra

Veľa sa hovorí o kultúre, kde sa ľudia neboja problémy hľadať a nachádzať. Tam to čo do kultúry ale nekončí. Áno, hovorí sa, že žiadny problém je tiež problém, ale zahltenie problémami a riešenie tých istých problémov neustále dookola je tiež problém.

Preto je nevyhnutné sa s problémami naučiť pracovať a doťahovať veci dokonca. Mať povolenie a prostriedky k tomu nie len problémy hľadať a poukazovať na nich, ale tiež vo veľkej miere problémy riešiť a vyriešiť. Vyriešením sa myslí to, že popíšeme, analyzujeme, urobíme, nastavíme a štandardizujeme všetko preto, aby sa už problém nevyskytol.

Ľudia totiž často nechcú ukazovať na nové problémy, pretože ich už majú na svojich bedrách až moc.

V reči výziev a príležitostí – dajte pozor na zahltenie nedoriešenými príležitosťami, pretože inak sa môže stať, že budete stáť pred veľkou výzvou stagnácie a falošného pocitu fungujúcej Lean kultúry.

2. Používajte metódy riešenia problémov často – aj viac než je potreba

Často vnímam, že si firmy zamieňajú kultúru za nástroje. Nechajú svojich ľudí preškoliť z rôznych metodík a urobia z nich svojich „špecialistov“, ktorých ale bohužiaľ častokrát vôbec nevyužijú a keď už, tak v nadšení jeden či dva krát ihneď po vyškolení, a potom až kto vie kedy … a kto vie či.

Podľa nemeckého psychológa Hermanna Ebbinghausa a jeho „krivky zabúdania“ sa sťaží schopnosť vybaviť si prebranú látku, bez opakovania, už po prvom dni zhruba o 60% a za mesiac toto percento klesne na hodnotu medzi 75 až 95.

Krivka zabúdania Hermana Ebbinghause

To znamená, že po mesiaci, kedy bol špecialista na školenie, vie špecialista len to, že na školení bol – teda pokiaľ si látku sám nezopakuje. Ale spoliehať na to, že sa preškolený zamestnanec po večeroch bifľuje skriptá, pre prípad, že by bol náhodou využitý je vo väčšine prípadov utópia.

Všetko sa riadi zákonom dopytu a ponuky. Ponúka sa nám preškolený špecialista a je teda treba vytvoriť dopyt po jeho rozvoji v profesionála – aj umelo, ak je to nutné.

Jim Loehr a Tony Schwartz vo svojej knihe The Power of Full Engagement popisujú paradox dvoch rôznych svetov, kde v oboch je kladená požiadavka na čo najlepší výkon. Tieto svety sú šport a business.

Grafické znázornenie rozdielov pomeru času venovaného tréningu a výkonu v športe a v podnikoch.

Paradox je v tom, že športovci, aby dosiahli čo najlepšiu výkonnosť, venujú 90% svojho času tréningu a príprave na výkon v zvyšných 10%, kde zručnosti a poznatky z tohoto tréningu zužitkovávajú v boji o medaile.

Oproti tomu je svet businessu, alebo ak chcete podnikania, kde je to horšie než obrátene. Podľa ich poznatkov, podniky venujú tréningu menej než 1% času a vo zvyšku, teda 99%, ktoré predstavujú ostrú prevádzku, očakávajú od svojich zamestnancov maximálne výsledky.

Ako bývalý reprezentant republiky v športovej streľbe a teraz konzultant pre výrobný sektor mám tú možnosť vidieť výsledky tohto paradoxu z prvej ruky.

Tréningom tu nechápte školenie teórie v miestnosti pred projektorom, ale skutočné využívanie preškolených metód, práce s trénerom (v našom prípade povedzme s mentorom)
a postupné dosahovanie lepších výsledkov – a to všetko s povolením zlyhať a poučiť sa. To už sa ale zase vraciame k predošlému bodu, a to ku kultúre.

Na svojom školení A3/PDCA účastníkom hovorím, že účasťou na tomto školení získali iba vodičák k tomu problémy riešiť, a pokiaľ dodržia metodiku, budú efektívni. Potom už je to ale hlavne na ich organizáciách, či im umožnia trénovať a stať sa profesionálmi. Nula tréningov sa totiž rovná nule v rozvoji.

Nenechajte svojich preškolených špecialistov vychladnúť a dajte im mandát problémy riešiť až do konca. Sami uvidíte, že začnú prinášať čím ďalej tým väčšiu pridanú hodnotu.

Autor: Josef Procházka, ICG Slovakia